A. Pengertian Surat
Surat adalah media komunikasi tertulis yang dibuat oleh satu pihak ditujukan ke pihak lain.
B. Jenis Surat
1. Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang berisikan hal-hal yang bersifat resmi sehingga bahasa yang digunakan pun bersifat resmi. Jenis surat resmi antara lain
a. Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang isinya tentang kedinasan, baik yang dibuat oleh seseorang, instansi, maupun organisasi.
b. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang dipergunakan oleh orang atau badan (lembaga) yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan untuk memeroleh keuntungan.
- Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang berisi hubungan yang bersifat pribadi antara seseorang dengan orang lain. Maka, bahasa yang digunakan pun bersifat pribadi.
C. Bentuk-Bentuk Surat
Bentuk-bentuk surat dapat dilihat pada lampiran (belum bisa mengunggah gambar).
D. Bagian-bagian Surat
1. Kepala Surat
Kepala surat harus disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik. Dalam kepala surat tercantum nama instansi ataupun organisasi, alamat, nomor telepon (jika ada), nomor kotak pos (jika ada), nama dan alamat instansi ataupun organisasi cabang (jika ada), dan lambang instansi ataupun organisasi tersebut (jika ada).
Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan kepala surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!
Bentuk Penulisan Kepala Surat yang Salah
P.T. ASRI JAYA
Jln. Tanah Datar 5 – Ciledug – Tangerang – Jawa Barat - 12345
PO.Box 519/K.Y.B. Tlp. 5.585.258
Bentuk Penulisan Kepala Surat yang Benar
PT ASRI JAYA
Jalan Tanah Datar 5, Ciledug, Tangerang, Jawa Barat 12345
Kotak Pos 519/KYB, Telepon 5585258
2. Tanggal Surat
Dalam penulisan surat dinas atau niaga, sebelum tanggal surat tidak perlu dicantumkan nama kota, sebab nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Sebaliknya, jika dalam surat dinas atau niaga tersebut tidak terdapat kepala surat, maka sebelum tanggal surat perlu dicantumkan nama kota penulisan surat.
Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan tanggal surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!
Bentuk Penulisan Tanggal Surat yang Salah
30-10-2000
30 Okt. 2000
30 Oktober ‘00
Bentuk Penulisan Kepala Surat yang Benar
30 Oktober 2000
3. Nomor Surat
Nomor surat sering disebut sebagai identitas surat. Maka, dalam menyimpan atau mengarsipkan surat cukup dengan disebut nomornya.
Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan nomor surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!
Bentuk Penulisan Nomor Surat yang Salah
Nomor: 456 / HB / Un.3 / VII / 00
Bentuk Penulisan Nomor Surat yang Benar
Nomor: 456/HB/UN.3/VII/2000
4. Lampiran Surat
Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan lampiran surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!
Bentuk Penulisan Lampiran Surat yang Salah
Nomor : 456/HB/UN.3/2000
Lampiran : -
Perihal : Undangan rapat
Bentuk Penulisan Jika Tidak Terdapat Lampiran Surat
Nomor : 456/HB/UN.3/2000
Perihal : Undangan rapat
Perhatikan pula contoh penulisan lampiran berikut!
Bentuk Penulisan Lampiran Surat yang Salah
(1) Lampiran: 5 lembar
(2) Lampiran: Dua puluh satu lembar
(3) Lampiran: Satu lembar kuitansi
Bentuk Penulisan Lampiran Surat yang Benar
(1) Lampiran: Lima lembar
(2) Lampiran: 21 lembar
(3) Lampiran: Satu lembar
5. Perihal Surat
Perihal atau hal merupakan bagian surat yang memuat inti persoalan surat yang akan disampaikan dalam surat tersebut. Untuk itu, perihal surat ditulis dengan singkat dan mewakili keseluruhan maksud surat.
Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan perihal surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!
Bentuk Penulisan Perihal Surat yang Salah
Perihal: Undangan Rapat Pembentukan Panitia Bulan Bahasa
Bentuk Penulisan Perihal Surat yang Benar
Perihal: Undangan rapat
6. Alamat Surat
Selain dicantumkan pada bagian sampul surat, alamat surat juga perlu dicantumkan pada lembar surat. Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan alamat surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!
Bentuk Penulisan Alamat Surat yang Salah
Kepada Yth.
Bapak Drs. H. Edi Suprayitno, M.Hum.
Manajer Personalia P.T. Melya Firda
Jl. Husada IV/12
Kebon Agung
BANDUNG
Bentuk Penulisan Alamat Surat yang Benar
Yth. Drs. H. Edi Suprayitno, M.Hum.
Manajer Personalia PT Melya Firda
Jalan Husada IV/12
Kebon Agung
Bandung
7. Salam Pembuka
Ungkapan salam pembuka yang lazim digunakan adalah dengan hormat, salam sejahtera, salam perubahan, dan sebagainya. Perhatikan bentuk penulisannya di bawah ini!
Bentuk Penulisan Salam Pembuka yang Salah
Dengan Hormat.
Salam Sejahtera
Salam Perubahan!
Bentuk Penulisan Salam Pembuka yang Benar
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Salam perubahan,
8. Kalimat Pembuka
Kalimat yang lazim dipakai dalam paragraf pembuka sangat bervariasi. Perhatikan penulisannya di bawah ini!
Bentuk Penulisan Kalimat Pembuka Surat yang Salah
(1) Bersama ini kami beritahukan bahwa ….
(2) Salam sejahtera, semoga kita ….
Kesalahan pada (1) adalah penggunaan frasa bersama ini. Frasa tersebut menunjukkan bahwa selain surat tersebut, pengirim surat juga menyertakan (melampirkan) sesuatu.
Kesalahan pada (2) adalah penggunaan ungkapan salam sejahtera. Ungkapan tersebut sangat jelas menunjukkan salam pembuka, bukan kalimat pembuka.
Bentuk Penulisan Kalimat Pembuka Surat yang Benar
(1) Dengan ini kami beritahukan bahwa ….
(2) Semoga kesejahteraan terlimpah kepada kita ….
9. Isi Surat
Isi surat harus jelas dan singkat. Bahasa yang digunakan juga harus sopan dan simpatik. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari salah tafsir dari pembaca dan demi efesiensi. Selain itu, kita juga harus memperhatikan diksi, penggunaan ejaan dan tanda baca, serta cara menyusun kalimat yang baik dan benar.
10. Paragraf Penutup
Ada beberapa kesalahan penulisan paragraf yang sering kita jumpai. Perhatikan jenisnya di bawah ini dengan seksama!
Bentuk Penulisan Paragraf Penutup Surat yang Salah
(1) Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
(2) Demikian, harap maklum.
(3) Demikian pemberitahuan kami, atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Bentuk Penulisan Paragraf Penutup Surat yang Benar
(1) Atas perhatian Anda, kami ucapkan terima kasih.
(2) Demikian pemberitahuan kami. Semoga Anda bisa memakluminya.
(3) Demikian pemberitahuan kami. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
11. Salam Penutup
Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan salam penutup surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!
Bentuk Penulisan Penutup Surat yang Salah
(1) Wassalam,
(2) Salam Kami
(3) Hormat kami
Bentuk Penulisan Perihal Surat yang Benar
(1) Wasalam,
(2) Salam kami,
(3) Hormat kami,
12. Nama dan Tanda Tangan Pengirim Surat
Penulisan nama yang disertai gelar harus mengacuhkan kaidah penulisan yang benar. Demikian juga jika disertai nomor induk. Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan nama pengirim surat yang salah dan yang benar.
Bentuk Penulisan Nama Pengirim Surat yang Salah
Drs. Adnan A., M. Pd.
NIP: 131.222.785
Kesalahan-kesalahan tersebut yaitu:
1. Garis bawah di bawah nama tidak tepat. Garis bewah berfungsi sebagai penegas atau penekanan dalam kalimat.
2. Tanda titik dua (:) setelah ”NIP” tidak tepat. Titik dua digunakan untuk memisahkan rincian atau pun pemerian (penjelasan) lebih dari satu. Demikian juga jika singkatan ”NIP” diakhiri tanda titik. Tanda titik tidak digunakan untuk mengakhiri singkatan yang menyatakan nama.
3. Tanda titik (.) yang pada bilangan berfungsi menyatakan jumlah. Sementara, nomor induk tidak menyatakan jumlah, tetapi urutan.
Bentuk Penulisan Nama Pengirim Surat yang Benar
Drs. Adnan A., M. Pd.
NIP 131222785
Catatan:
Dengan dicantumkannya nama dan tanda tangan pengirim surat, berarti segala hal yang berkaitan langsung dengan isi surat telah berakhir. Oleh sebab itu, jika surat tersebut memerlukan penguat dari pihak yang lebih tinggi, kata-kata penjelas yang digunakan haruslah berupa kata kerja pasif, seperti diketahui, maupun disetujui. Sehingga, apabila diuraikan lebih lanjut, penjelasannya menyatakan bahwa surat tersebut telah diketahui oleh ataupun telah disetujui oleh pihak yang mencantumkan nama dan tanda tangan di bawahnya.
13. Tembusan Surat
Tembusan merupakan bagian akhir surat yang menyatakan pihak-pihak yang mendapat informasi mengenai keberadaan pembuatan surat tersebut.
Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan tembusan surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!
Bentuk Penulisan Tembusan Surat yang Salah
Tenbusan: disampaikan kepada:
1. Direktur Bank Indonesia Pusat (sebagai laporan)
2. Kepala Pusdiklat Bank Indonesia (sebagai undangan)
3. Drs. Apriansyah, M.Pd. (harap dilaksanakan)
4. Arsip
Bentuk Penulisan Tembusan Surat yang Benar
Tenbusan:
1. Direktur Bank Indonesia Pusat
2. Kepala Pusdiklat Bank Indonesia
3. Drs. Apriansyah, M.Pd.
E. Contoh Penulisan Surat Resmi yang Benar
PANITIA PENTAS PENYAMBUTAN MAHASISWA BARU HIMPUNAN MAHASISWA BAHASA DAN SASTRA INDONESIA FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS MULAWARMAN Jalan Harmonika 2, Samarinda, Kalimantan Timur 75123 |
Nomor : 234/TB/HIMABASTRA/VIII/2007 24 Agustus 2007
Lampiran : Satu lembar
Perihal : Permohonan pemakaian aula
Yth. Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Mulawarman
Jalan Gunung Kelua
Samarinda
Dengan hormat,
Dalam rangka menyambut mahasiswa baru tahun 2007, Himpunan Mahasiswa Bahasa dan Sastra Indonesia, FKIP, Universitas Mulawarman akan mengadakan pementasan drama di Aula Bahasa dan Seni, pada
hari : Sabtu,
tanggal : 8 September 2007,
pukul : 19.00 – 22.00 Wita.
Berkaitan dengan hal tersebut, kami mohon izin pemakaian Aula Bahasa dan Seni mulai tanggal 7 – l9 September 2007.
Demikian permohonan kami. Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami:
Ketua Himabastra, Ketua Panitia,
. . . . . .
Diketahui:
Ketua Jurusan Ketua Program Studi
Pendidikan Bahasa dan Seni, Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia dan Daerah,
. . . . . .
NIP . . . NIP . . .
Tembusan:
1. Ketua Jurusan Pendidikan Bahasa dan Seni
2. Ketua Prodi Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia dan Daerah
3. Ketua Prodi Pendidikan Bahasa Inggris
4. Ketua Prodi PGSD
5. Ketua Prodi Penjas
^_^
